Hướng Dẫn Sử Dụng Tính Năng Task Manager

Giới Thiệu Tổng Quan

Chào các bạn! Hôm nay, mình sẽ giới thiệu đến các bạn tính năng Task Manager, một công cụ hữu ích giúp quản lý công việc hiệu quả trong phòng marketing. Tính năng này bao gồm hai tab chính: Tab Tổng Quan và Tab Công Việc.

Tab Tổng Quan

Tab Tổng Quan giống như một báo cáo tổng hợp của cả phòng, hiển thị các thông tin quan trọng:

  • Tổng số lượng công việc.
  • Số lượng công việc đã hoàn thành.
  • Số lượng công việc đang tiến hành.
  • Số lượng công việc đúng hạn và quá hạn.
  • Tình trạng đạt hoặc không đạt chất lượng.

Bạn có thể sử dụng bộ lọc để xem dữ liệu theo tháng, ngày hoặc khoảng thời gian cụ thể. Ví dụ, để lọc dữ liệu tháng 4, bạn chọn từ ngày 1/4 đến 30/4, sau đó bấm “Áp dụng”. Kết quả sẽ hiển thị:

  • Tổng số công việc trong tháng.
  • Số công việc đã hoàn thành.
  • Số công việc đang tiến hành.
  • Hiệu suất của từng AI (xuất sắc hoặc kém).

Ngoài ra, tab này còn có các bảng tỷ lệ:

  • Tỷ lệ đạt chất lượng.
  • Tỷ lệ hoàn thành đúng hạn.
  • Danh sách thành viên trong phòng.
  • Hoạt động gần đây.

Để thêm thành viên mới, bạn có thể thực hiện ngay tại đây.

Tab Công Việc

Tab Công Việc là nơi bạn tạo và quản lý thông tin công việc. Trước khi bắt đầu, bạn cần tạo dữ liệu các kênh (ví dụ: Facebook, TikTok, YouTube, PR, Sale, Website, Media, Fanpage) để phân bổ công việc phù hợp.

Danh Sách Công Việc

Danh sách này tổng hợp tất cả công việc của phòng ban. Bạn có thể áp dụng các bộ lọc:

  • Bộ lọc nhanh: Hiển thị công việc vừa hoàn thành hoặc được cập nhật.
  • Lọc theo kênh: Xem công việc của một kênh cụ thể.
  • Ưu tiên: Lọc công việc có mức độ ưu tiên.
  • Nhãn: Tạo và lọc theo nhãn công việc.
  • Giao cho AI: Lọc công việc theo từng người.
  • Thời gian: Lọc theo khoảng thời gian (ví dụ: từ 1/5 đến 31/5).
  • Trạng thái: Lọc theo trạng thái (cần làm, đang tiến hành, hoàn thành, đã phê duyệt, check lại, đạt/not đạt chất lượng, quá hạn).

Cách Giao Việc

Có hai cách để giao việc:

  1. Thêm từng công việc:
    • Nhập tên công việc (ví dụ: “Demo 10”).
    • Mô tả (ví dụ: “Đăng bài viết lên website”).
    • Chọn kênh (ví dụ: Website).
    • Giao cho nhân sự, thêm người hỗ trợ.
    • Chọn trạng thái (cần làm), mức độ ưu tiên (khẩn cấp), ngày bắt đầu và kết thúc.
    • Bấm “Lưu” để tạo công việc. Nhân sự sẽ nhận thông báo, đặc biệt với công việc khẩn cấp.
  2. Thêm nhiều công việc:
    • Tương tự cách 1 nhưng có nút “Lưu và thêm nữa” để tiếp tục tạo nhiều công việc.

Nhập Khối Lượng Lớn Công Việc

Nếu có danh sách hàng trăm công việc, cách thủ công không hiệu quả. Thay vào đó, bạn có thể:

  • Tải mẫu Excel từ hệ thống.
  • Điền các cột: Tên công việc, mô tả, dự án, kênh, giao cho AI, trạng thái.
  • Lưu ý: Tên dự án, kênh, và nhân sự phải khớp với dữ liệu trong phần mềm. Nếu sai (ví dụ: tên sai hoặc dự án không tồn tại), hệ thống sẽ báo lỗi.
  • Sau khi điền đúng, tải file lên để cập nhật hàng loạt.

Chi Tiết Công Việc

Khi nhấp vào một công việc, bạn sẽ thấy:

  • Danh sách kiểm tra: Nhân sự nhập link kết quả (ví dụ: 4 link bài đăng).
  • Công việc phụ: Thêm nhiệm vụ phụ (ví dụ: chia sẻ bài lên Facebook).
  • Bình luận: Thêm ghi chú (ví dụ: “Cần update nội dung cho SEO”).
  • Lời nhắc: Đặt tiêu đề, ngày/giờ nhắc, lặp lại (hàng ngày nếu cần).
  • Nhãn và ưu tiên: Thêm nhãn hoặc đánh dấu khẩn cấp.
  • Chuyển trạng thái: Thay đổi trạng thái ngay tại đây.

Quy Trình Đánh Giá và Kiểm Soát Hiệu Suất

  1. Giao việc: Quản lý gửi thông báo, nhân sự nhận qua chuông thông báo.
  2. Thực hiện: Nhân sự nhập kết quả, chuyển trạng thái sang “Hoàn thành” (cần hoàn thành cả nhiệm vụ phụ).
  3. Kiểm tra:
    • Trưởng nhóm/Quản lý nhận thông báo, kiểm tra link kết quả.
    • Nếu đạt, chuyển sang “Đã phê duyệt”. Nếu chưa, chuyển sang “Check lại” (ngày hoàn thành biến mất, tính lần check).
  4. Đánh giá:
    • Đúng hạn: Hoàn thành trong deadline dù phải làm lại nhiều lần.
    • Quá hạn: Hoàn thành sau deadline, không đạt chất lượng.
    • Đạt chất lượng: Hoàn thành tốt trong deadline và được phê duyệt.

Tính Năng Phụ

  • Danh sách theo Lead: Hiển thị công việc theo người phụ trách.
  • Hiển thị theo cột: Kéo công việc sang cột tương ứng (hoàn thành, check lại) để thay đổi trạng thái nhanh.
  • Hiển thị theo thời gian: Xem công việc theo dạng timeline.

Hy vọng hướng dẫn này giúp bạn sử dụng Task Manager hiệu quả! Nếu cần thêm thông tin, đừng ngần ngại hỏi nhé!